We zijn aangekomen bij het meest interessante voor nieuwe gebruikers, namelijk het werken met digitale formulieren! KE-chain probeert haar klanten te voorzien in een online omgeving die zo goed mogelijk aansluit op de bestaande formulieren (een geprinte versie vanuit bijv. Excel). Er zijn verschillende soorten velden die ingevuld kunnen worden. Hieronder zijn deze verder toegelicht, zodat u begrijpt wat er van u verwacht wordt bij het invullen van ieder veld.

Deze digitale omgeving is real-time: op het moment dat u bezig bent met het invullen van een formulier, is dit op afstand direct te zien. Hiermee zijn de ingevoerde gegevens ook altijd ‘tussentijds opgeslagen’. Het invullen van formulieren via KE-chain is verder heel eenvoudig. Om beter te begrijpen hoe deze formulieren zijn opgesteld volgt nu eerst een korte uitleg van de opbouw van deze digitale formulieren.

Een digitaal formulier

Aan de voorkant worden er door uw collega’s zogeheten ‘sjablonen’ opgesteld. Dit zijn als het ware de blauwdrukken van de ouderwetse formulieren en zorgen voor de algehele opmaak van een formulier. Pas als deze blauwdruk helemaal compleet is, wordt deze omgezet in een formulier en gekoppeld aan projecten en/of personen. Onderstaande uitleg gaat over het moment dat een formulier aan u is toegewezen en u deze gaat invullen.

Het digitale formulier is opgebouwd uit verschillende blokken. Ieder blok (ook wel ‘widget’) heeft een eigen kenmerk. De personen in uw organisatie die verantwoordelijk zijn voor het klaarzetten van deze digitale formulieren wijzen wij graag op de module Sjablonen als Leidinggevende . Voor nu is het van belang dat de persoon die gegevens zal gaan registreren begrijpt wat voor soort invulveld hij/zij voor zich ziet. In ‘KE-chain’-taal noemen we deze soorten invulvelden ‘eigenschappen’. Grijze velden zijn de velden die niet aangepast kunnen worden, alle lege witte velden kunnen ingevuld worden. Velden met een '!' achter het veld zijn verplicht! Deze gelden echter alleen als een indicatie, maar zullen het formulier niet verder blokkeren als hier niets wordt ingevuld. Uiteindelijk bent u uiteraard zelf verantwoordelijk voor de registratie.

Eigenschappen

Hieronder zijn de meest voorkomende eigenschappen te zien. De meeste eigenschappen spreken voor zich, echter is hieronder per eigenschap een korte toelichting te vinden.

Tekst

Voor de formulieren waarin u iets moet uitschrijven. Denk hierbij aan namen, beschrijvingen, toelichtingen, opmerkingen, etc.. Als de verwachting is dat u maar een kort stuk tekst gaat noteren, zal er gekozen zijn voor een éénregelige tekst eigenschap. Hier is ruimte voor 254 tekens. Bij bijvoorbeeld afsluitingen van een keuring dient de uitvoerder mogelijke opmerkingen of toelichtingen te noteren. In dit geval zal er gekozen zijn voor een meerregelige tekst eigenschap (aangezien er mogelijk meer dan 254 tekens benodigd zijn).

Boolean + enkele/meerdere selectie(s)

Deze eigenschappen kunnen heel handig gebruikt worden bij formulieren waar er bijvoorbeeld gekeken wordt naar een set eisen. Denk aan: 'Is er voldaan aan algemene eis II?'Als u hiervoor alleen een optie ‘ja’/'nee' voor wilt kunnen invullen, zal de Boolean eigenschap logisch zijn. In het geval dat er behoefte is voor een ‘n.v.t.' zal het logisch zijn om een selectie eigenschap te gebruiken. Afhankelijk van de vraag kan er dan gekozen worden of er maximaal één antwoord gekozen kan worden (enkele selectie) of dat er meerdere antwoorden mogelijk zijn (meerdere selectie).

Als u als uitvoerder dus tegen een probleem aanloopt (bjiv. meerdere opties kiezen of het ontbreken van een extra optie) weet u dat dit op voorhand waarschijnlijk verkeerd is ingesteld. Maak dit z.s.m. bekend bij uw key-user of leidinggevende (afhankelijk van de rolverdeling in uw organisatie), zodat dit voor toekomstige formulieren afgevangen kan worden.

Getallen

In deze invulvelden wordt er van u verwacht om een getal in te vullen. Dit kan zoals u ziet een geheel of decimaal getal zijn, afhankelijk van wat wenselijk is.

Datum/tijd

Voor het opgeven van bijvoorbeeld de dag van inspectie of keuring kunt u hier de gegevens invullen. In plaats van dat u dit handmatig uitschrijft, is hier een digitale klok en agenda in toegevoegd. Deze komt naar boven op het moment dat u op het veld klikt. Ook kan deze automatisch ingesteld staan, echter is dit iets wat vooraf ingesteld zal moeten worden.

Bijlageveld

In dit veld kunt u al uw type bijlagen toevoegen. Denk hierbij aan een bestand in PDF formaat, een afbeelding, maar ook kunt u uw camera openen op uw tablet/telefoon en de foto direct uploaden in dit veld.

Link

Tot slot kunt u ook een verwijzing naar een andere webpagina in dit veld zetten. Over het algemeen zal deze functie wat minder gebruikt worden.

Widgets

Bovenstaande eigenschappen zijn terug te vinden in alle verschillende soorten widgets van het formulier. Naast dat u voornamelijk te maken zal hebben met ‘formulieren-widgets’ of ‘tabel-widgets’ zijn er nog een aantal andere gave widgets beschikbaar. Hieronder zijn deze wederom kort toegelicht.

Handtekeningen

Om een formulier te kunnen aftekenen is deze widget één van de meest voorkomende widgets in formulieren. Afhankelijk van wat uw collega’s op voorhand hebben ingesteld, zult u waarschijnlijk uw naam, functie, datum en handtekening onderaan het formulier moeten invullen. Deze widget ziet er als volgt uit.

Door op ‘Plaats handtekening’ te klikken, kunt u nu op uw scherm (d.m.v. een muis (pc) of vingers/pen (tablet/telefoon) een handtekening plaatsen.

Overige widgets

Er zijn nog een aantal andere widgets beschikbaar via KE-chain. Deze zullen echter geen invloed hebben op hetgeen u zal moeten invullen, want deze zijn automatisch gegenereerd. Denk hierbij aan een standaard afbeelding, actuele weersinformatie, instructieteksten voor tabellen/formulieren en tot slot ook een widget met standaard projectinformatie. Uiteindelijk bepalen uw collega’s met een rol als ‘leidinggevende’ of ‘key-user' of deze widgets worden opgenomen in het formulier.

Eventueel later toevoegen:

  • Referenties naar project, formulier, etc..

  • Het is daarom verstandig om uitvoerders te betrekken bij het opstellen van de formulieren. In het geval dat uit ervaring blijkt dat er voor bepaalde velden beter gekozen kan worden voor meerdere opties, het uploaden van meerdere afbeeldingen of andere uitzonderingen, kan hier rekening mee gehouden worden om de registratie zo optimaal mogelijk te laten verlopen.