Formulieren doorgeven

Nu bekend is welke mogelijkheden er zijn om een formulier in te vullen zijn we aangekomen bij de volgende stap. KE-chain werkt namelijk met zogeheten ‘Workflows’: Deze geven aan welke verschillende statussen een formulier kan hebben. Denk hierbij aan een standaard workflow van ‘Voorbereiden → Keuren → Afronden’. Deze verschillende statussen zijn aangemaakt, zodat er per persoon/afdeling een onderscheid gemaakt kan worden tussen hetgeen zichtbaar moet zijn, invulbaar moet zijn of helemaal weggelaten kan worden.

Deze module is gericht op personen die de data registreren. Dit zal voornamelijk plaatsvinden in een status als ‘keuren’ of ‘controle’. Rechtsboven in uw formulier ziet u in welke status deze zich bevindt, zoals hieronder te zien is.

Op het moment dat u het gehele formulier heeft ingevuld en deze klaar is om doorgegeven te worden aan een persoon die deze gaat controleren of afronden klikt u rechtsboven op het status-icoon (zie hierboven gemarkeerd in geel). Vervolgens klikt u op de status die hierna volgt, in dit geval ‘Keuren' (zie hieronder).

Iedere status van een formulier wordt toegekend aan een persoon. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de gegevens die u invult ook niet overschreven kunnen worden door iemand anders.

Let op! Op het moment dat u een formulier heeft doorgegeven aan een volgend persoon (oftewel status) kunt u deze niet zelfstandig weer terugzetten. U zult hiervoor contact op moeten nemen met de personen in uw organisatie met een rol ‘hoofdlid’, ‘leidinggevende’ of ‘key-user’. Wees daarom voorzichtig met het doorgeven van een formulier, controleer altijd of u alles juist heeft ingevuld.

Formulieren exporteren/downloaden

U kunt voor uw eigen administratie of overzicht het wenselijk kunnen vinden om uw formulier direct te downloaden of te exporteren naar iemand op de mail. Deze toepassing is verwerkt in KE-chain door op de drie puntjes te klikken boven het status-icoon (zie geel gemarkeerd).

Als u op deze stipjes klikt ziet u het volgende:

Formulier bewerken

Voeg tekst en screenshot toe

Downloaden PDF

Stel dat u dit formulier wilt delen via de mail als PDF. Als u op deze optie klikt ziet u het volgende scherm (zie hieronder). Hierin kunt u dus direct het formulier opsturen naar meerdere mailadressen met een daarbijhorende tekst. Dit kunt u volledig zelf invullen. Ook ziet u rechts een voorbeeld van het PDF-bestand.

Deel als PDF

Voeg tekst en screenshot toe

Voeg tekst en screenshot toe