Formulieren doorgeven, delen of exporteren

Essentieel in digitaal samenwerken is de mogelijkheid om Formulieren te kunnen doorgeven, delen of exporteren. Op deze pagina wordt uitgelegd hoe dit mogelijk is voor gebruikers met de rechten van lid.

Formulieren doorgeven

Nu bekend is welke mogelijkheden er zijn om een formulier in te vullen zijn we aangekomen bij de volgende stap. KE-chain werkt met Workflows. Een workflow bestaat uit meerdere statussen. Bijvoorbeeld: VOORBEREIDEN, KEUREN, AFGEROND. Een formulier kan slechts actief zijn in één status. Een workflow geeft de volgorde van de statussen aan en hoe een formulier doorgegeven kan worden. Een workflow heeft altijd een beginstatus. Een voorbeeld van een workflow is:

start → VOORBEREIDEN → KEUREN → AFGEROND

Deze verschillende statussen zijn aangemaakt, zodat er per persoon/afdeling een onderscheid gemaakt kan worden tussen hetgeen zichtbaar moet zijn, invulbaar moet zijn of helemaal weggelaten kan worden.

Deze module is gericht op personen die de data registreren. Dit zal voornamelijk plaatsvinden in een status als KEUREN of CONTROLE. Rechtsboven in uw formulier ziet u in welke status deze zich bevindt, zoals hieronder te zien is.

Op het moment dat u het gehele formulier heeft ingevuld en deze klaar is om doorgegeven te worden aan een persoon die deze gaat controleren of afronden klikt u rechtsboven op de actieve status. Vervolgens klikt u op de status die hierna volgt, bijvoorbeeld AFGEROND (zie hieronder).

Iedere status van een formulier wordt toegekend aan een persoon. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de gegevens die u invult ook niet overschreven kunnen worden door iemand anders.

Let op! Op het moment dat u een formulier heeft doorgegeven aan een volgende status en persoon verliest u de rechten om het formulier of de status te wijzigen. U zult hiervoor contact op moeten nemen met de personen in uw organisatie met een rol ‘hoofdlid’, ‘leidinggevende’ of ‘key-user’. Controleer voor het doorgeven altijd of u alles juist heeft ingevuld.

Formulieren exporteren/downloaden

U kunt voor uw eigen administratie of overzicht het wenselijk kunnen vinden om uw formulier direct te downloaden of te exporteren naar iemand op de mail. Deze toepassing is verwerkt in KE-chain door op de drie puntjes te klikken rechtsboven in het formulier. Zie hieronder:

Als u op deze stipjes klikt ziet u het volgende:

De rechten van een gebruiker bepalen wat een gebruiker kan zien wanneer deze het menu opvraagt. Een gebruiker met de rechten leidinggevende ziet ook de volgende menuitems:

• Formulier bewerken: Het bewerken van de formuliernaam, toegewezen personen of contexten.

Formulier bewerken

Een leidinggevende kan een formulier bewerken. Wanneer het dialoog Formulier bewerken geopend wordt kan de formuliernaam, toegewezen personen per status of verbonden contexten aangepast worden. Het dialoog is in onderstaande afbeelding te zien.

Downloaden PDF

Na het klikken op downloaden pdf komt een dialoog op het scherm zoals hieronder weergegeven. Bij PDF-exportinstellingen kunt u verschillende informatie aanpassen om de weergave te optimaliseren naar wens. Op rechts ziet u een voorbeeld van de pdf export. Dit voorbeeld is enkel zicht

WStel dat u dit formulier wilt delen via de mail als PDF. Als u op deze optie klikt ziet u het volgende scherm (zie hieronder). Op links ziet u de instellingen voor het delen en op rechts een voorbeeld van de pdf export. De volgende instellingen zijn beschikbaar:

• Papiergrootte: Standaardwaarde is A3 (Optimaal). U kunt de papiergrootte aanpassen van A4 tot A0. Verder kunt u ook kiezen voor Automatische papiergrootte. In dit geval zal KE-chain voor u uitrekenen wat de beste grootte is voor de weergave van alle informatie.

• Orientatie: Standaardwaarde is Staand. Het is ook mogelijk om te kiezen voor optie Liggend.

• Bijlages: Standaardwaarde is Geen. Met deze keuze komen enkel kleine thumbnails in het pdf of afbeeldingen getoond in een bijlagewidget. Het is ook mogelijk om Afbeeldingen en PDFs opnemen te selecteren. Wanneer voor deze optie gekozen is zullen er grote afbeeldingen of PDFs in de appendix van de pdf opgenomen worden. De thumbnails bevatten een link (hyperlink) naar deze afbeelding binnen de pdf.

• QR Code: Wanneer een gebruiker dit aanvinkt zal een QR code onderaan de pdf gezet worden. Wanneer de code gescand wordt met camera zal deze verwijzen naar het digitale formulier in KE-chain.

Wanneer u kiest voor de instelling: Afbeeldingen en PDFs opnemen krijgt u geen voorbeeld te zien en kunt u ook niet gelijk het pdf downloaden. Er zal een e-mail gestuurd worden met een downloadlink. Afhankelijk van de hoeveelheid bijlagen kan dit enige minuten duren.

Deel formulier als PDF

Na het klikken Deel als pdf komt een dialoog op het scherm zoals hieronder weergegeven. Op links ziet u de instellingen voor het delen en op rechts een voorbeeld van de pdf export. De volgende instellingen zijn beschikbaar:

• Naar: een lijst van e-mailadressen van gebruikers met wie u het formulier wilt delen. Dit kan een gebruiker in KE-chain zijn, of een willekeurig e-mail adres.

• Onderwerp: Het onderwerp van de e-mail waarmee het formulier gedeeld wordt

• Bericht: Een persoonlijk bericht voor in de e-mail

• Stuur een kopie naar mezelf: Voeg jezelf toe in de cc.

De PDF-exportinstellingen zijn hetzelfde als in voorgaande sectie.

Deel formulier als link

Na het klikken Deel als link komt een dialoog op het scherm zoals hieronder weergegeven. De volgende instellingen zijn beschikbaar:

• Naar: een lijst van e-mailadressen van gebruikers met wie u het formulier wilt delen. Dit kan een gebruiker in KE-chain zijn, of een willekeurig e-mail adres.

• Onderwerp: Het onderwerp van de e-mail waarmee het formulier gedeeld wordt. Deze is automatisch opgemaakt op basis van jouw naam en de actieve status van het formulier.

• Bericht: Een persoonlijk bericht voor in de e-mail

• Stuur een kopie naar mezelf: Voeg jezelf toe in de cc.

Gerelateerde pagina’s