Catalogi beheren
In Catalogi kunnen bedrijfssjablonen beheerd worden. Door toegang te geven aan een catalogus kunnen leidinggevenden snel starten met het inrichten van een project. In een nieuw project kunnen sjablonen namelijk geïmporteerd worden uit een catalogus (zie handleiding projecten opstarten).
Door catalogi kun je op bedrijfsniveau sjablonen beheren zodat je uniform, volgens één standaard, kunt werken. Door sjablonen te importeren uit de catalogi weet je zeker dat je met de meest actuele versie gaat werken in jouw project!
Navigatie naar en binnen een catalogus
Je kunt de Catalogi vinden via de Home omgeving. Klik op het logo linksboven en navigeer vervolgens naar catalogi. U kunt navigeren naar de toegewezen catalogi, of een nieuwe catalogus toevoegen.
Catalogi zijn enkel vindbaar voor leidinggevenden in de home omgeving. Neem contact op met de beheerder indien catalogi niet zichtbaar is in het zijmenu.
Catalogi zijn te vinden via de landingspagina in het zijmenu
De landingspagina van een catalogus ziet er uit als hieronder weergeven. U kunt klikken op Sjablonen via de tegel, of via het zij-menu.
Hoe gebruik je een catalogus?
Sinds de update van is het makkelijker om uniform te werken, te standaardiseren en versiebeheer bij te houden in KE-chain. Het importeren van sjablonen naar jouw project kent namelijk een voorfilter op catalogi.
Door de voorfilter zie je in eerste instantie alleen de sjablonen die beschikbaar zijn gesteld in de verschillende catalogi waar jij als gebruiker aan bent toegekend. Door deze filter uit te schakelen krijg je ook toegang tot de sjablonen uit andere projecten (waar jij aan bent toegekend).
In onderstaande instructie leggen we uit hoe jij het beheer van sjablonen via de catalogi slim kan inrichten, zowel in KE-chain als in jouw interne bedrijfsproces!
Instructies
In deze instructie gaan we ervan uit dat je basiskennis hebt van het aanmaken van een catalogus. Indien je dit nog niet hebt doorgenomen, neem dan eerst een kijkje op deze pagina!
Na het aanmaken van een catalogus dien je een catalogus-beheerder toe te wijzen. Dit is een gebruiker die verantwoordelijk zal zijn voor het up-to-date houden van alle sjablonen in de catalogus. In de praktijk kan dit het beste worden onderverdeeld aan bijv. werkvoorbereiders die (per persoon) een aantal disciplines kunnen beheren óf bij kleinere organisaties bij één of twee actieve gebruikers deze verantwoordelijkheid neerleggen.
Verleen toegang tot de catalogus aan alle leidinggevenden van de projecten. Door deze toe te voegen als lid hebben zij wél de mogelijkheid om sjablonen te importeren, maar niet de mogelijkheid om deze in de catalogus aan te passen.
Voeg een gebruiker toe en wijs de rol toe. Als leidinggevende kan je sjablonen aanpassen; als lid alleen importeren
De catalogus-beheerder verzamelt alle sjablonen die bij zijn/haar expertise horen en importeert deze naar de catalogus.
Bij het afronden van projecten (of door interne periodieke werksessies) kan de catalogus-beheerder de lessons learned halen uit de praktijk en dit meenemen in vernieuwde sjablonen.
Een nieuwe versie van een sjabloon kan geïmporteerd worden vanuit desbetreffende project óf door een kloon te maken van het ‘oude’ sjabloon in de catalogus en deze als nieuwe versie op te slaan.
In de titel geef je aan welke versie het is. Voor het inzien van oudere versies klik je op de filter (groene pijl)
Sla sjablonen op met een versie-aanduiding (bijv. V1.1) en archiveer oude sjablonen indien deze niet meer geïmporteerd hoeven te worden bij lopende projecten. Hierdoor is alleen nog maar de nieuwste versie (V1.1) beschikbaar voor alle leidinggevenden om naar hun project te importeren. De oudere versies zullen niet meer zichtbaar zijn om te importeren.
Archiveer sjablonen alleen in de catalogus als deze al geïmporteerd zijn in lopende projecten. Hierdoor kan een project nog wel de oudere versie van het sjabloon gebruiken, zodat alle opleveringen in één project wel hetzelfde blijven. Bij nieuwe projecten kan dan gebruik gemaakt worden van de nieuwste versie.
Tips
De volgende tips kunnen toegepast worden om optimaal gebruik te maken van Catalogi binnen uw omgeving:
Tip: Voeg leidinggevenden als lid toe aan catalogi om snel projecten te kunnen starten.
Tip: Maak meerdere catalogi per discipline, zodat verschillende experts hun eigen sjablonen kunnen beheren met de juiste rechten.
Tip: Koppel standaardcontexten (zoals discipline) toe aan de sjablonen. Bij het importeren van een sjabloon naar een project worden deze automatisch meegenomen, evenals de workflow waaraan het sjabloon is gekoppeld.