Forms app 4.9 / KE-chain V2024.6

De afgelopen maanden hebben wij hard gewerkt aan het verbeteren van de gebruikerservaring van KE-chain. In deze editie delen we met veel plezier en enthousiasme onze grote verbetering die we hebben doorgevoerd voor landingspagina’s, ook wel bekend als de home-pagina/projecten-overzicht en het projectoverzicht van één project.

Deze update omvat verbeteringen in het navigeren naar en binnen projecten, het aanmaken en wijzigen van projecten en onderliggende gegevens, verplaatste functionaliteiten, opschoningen en meer. Lees hieronder verder om te ontdekken welke veranderingen en nieuwe mogelijkheden deze update met zich meebrengt, verdeeld over verschillende onderwerpen.

Leestijd is ongeveer 5 minuten. Neem hier a.u.b. de tijd voor om vragen en onzekerheden bij collega’s weg te kunnen nemen.

Werken met projecten

Nieuwe weergave van projecten

Dit is een nieuwe functionaliteit!

Naast een lijstweergave van alle projecten, is de standaard weergave nu beschikbaar in de vorm van tegels (cards). In deze tegels kun je je eigen afbeeldingen uploaden en projectgegevens eenvoudig wijzigen via één centrale plek!

Projectcontexten

Dit is een nieuwe functionaliteit!

Vanaf nu is het mogelijk om projectcontexten aan te maken die toegewezen kunnen worden aan verschillende projecten. Hierdoor kun je bijvoorbeeld eenvoudig terugvinden in welke projecten een specifieke discipline wordt toegepast, welke afdelingen (of externe organisaties) samenwerken in een project en nog veel meer!

Projectcontexten worden beheerd door de key-user(s) van een organisatie. Dit is een geavanceerde functionaliteit die beheerd wordt op dezelfde plek als projectbibliotheken, voorheen catalogi. Onderaan deze pagina lees je meer over projectbibliotheken.

Voor projectcontexten ga je naar de profielavatar en klik je op Instellingen. Via de knop Beheren aan de rechterkant (achter het dropdown menu op de schermafbeelding) kun je voor jouw KE-chain omgeving de projectcontexten aanmaken, wijzigen en/of verwijderen. Deze projectcontexten kunnen vervolgens geselecteerd worden bij het wijzigen van een project.

Projectvoortgang op hoofdniveau

Dit is een aangepaste functionaliteit!

Voorheen werd projectvoortgang getoond op basis van gevulde eigenschappen in een formulier. Op basis van klantervaringen hebben we begrepen dat dit niet wenselijk was, dus hebben we gekozen voor een andere manier om projectvoortgang te berekenen. De voortgang wordt nu bepaald door te kijken naar de verschillende categorieën workflowstatussen van de formulieren in een project. Zie hieronder een korte toelichting hiervan.

Dit is opgenomen in de nieuwe projecttegels én in de lijstweergave van projecten.

Projecten opslaan als favoriet

Dit is een nieuwe functionaliteit!

Sla projecten nu eenvoudig op als favoriet door te klikken op de ster van het project. Op deze manier wordt het project altijd bovenaan weergegeven, zodat je het sneller kunt terugvinden.

Project wijzigen, klonen of verwijderen

Dit is een aangepaste functionaliteit!

Vanuit de landingspagina kun je snel de projectgegevens wijzigen. Ook kun je via deze knoppen een project klonen of verwijderen.

Projectgegevens wijzigen

Dit is een nieuwe functionaliteit!

In onderstaande schermafbeelding zien we een aantal nieuwe en bestaande functionaliteiten terugkomen. Voorheen werd gebruik gemaakt van een knop in het zijmenu van een project genaamd Beheer. Vanuit deze pagina kon je de projectgegevens wijzigen.

Het belangrijkste in deze update is dat alle bestaande én nieuwe projectgegevens nu op één pagina te beheren zijn! Je kunt een project volledig configureren vanuit dit scherm en eenvoudig projectleden, -contexten en -informatie aanpassen vanuit dit overzicht. Hieronder wordt kort toegelicht naar welk onderdeel elk nummer op de schermafbeelding verwijst. Daarnaast wordt specifiek ingegaan op projectleden en projectinformatie:

1. Voeg een logo toe;

2. Verander een projectbanner rechtsbovenin;

3. Wijzig de projectnaam;

4. Wijzig de projectbeschrijving;

5. Wijzig de start- en/of opleveringsdatum;

6. Wijzig de projectstatus;

7. Wijzig projectcontexten;

8. Voeg projectleden toe of wijzig ze;

9. Wijzig projectinformatie: standaard projectinformatie-widget in formulieren volgt deze instellingen.

Projectleden toevoegen/wijgen/verwijderen

Dit is een aangepaste functionaliteit!

Je selecteert gebruikers door te klikken op de balk van de bovenste groene pijl. Na het selecteren van een gebruiker verschijnt deze in het menu daaronder, waar je eenvoudig de rol kunt aanpassen.

Projectinformatie wijzigen

Dit is een aangepaste functionaliteit!

In de oude versie van KE-chain kon een leidinggevende de projectinformatie beperkt wijzigen vanuit het zijmenu door te klikken op Beheer → Wijzigen algemene informatie. Deze informatie was beperkt tot:

• Projectnaam;

• Projectnummer;

• Projectomschrijving;

• Projectstatus.

Met deze update is het nu mogelijk om de projectinformatie naar wens aan te passen. Deze gegevens worden automatisch overgenomen in de standaard Projectinformatie-widget. Voorheen konden alleen expertgebruikers dit bereiken via een URL [.../detail]. Vanaf nu kan dit via deze wizard.

Voorbeelden van projectinformatie zijn bijvoorbeeld:

• Projectnaam;

• Organisatie;

• Afdeling;

• Opdrachtgever;

• Projectleider;

• Contractvorm;

• Startdatum;

• Enz..

Gestroomlijnde ervaring voor projecten aanmaken

Dit is een nieuwe functionaliteit!

Met de nieuwe 'wizard' kunt u nu eenvoudig nieuwe projecten starten, inclusief alle gewenste projectgegevens! Daarnaast biedt KE-chain nu de mogelijkheid om meerdere projecttemplates aan te bieden. We leveren voor alle gebruikers minimaal het "Standaard project" sjabloon. Het "Standaard project" omvat de vertrouwde formulieren applicatie inclusief de rapportagemodule. Verwacht in de toekomst meer projecttemplates of bespreek de mogelijkheden met ons!

1. Kies een projecttemplate;

2. Wijzig de standaard projectgegevens.

Let op: Alleen een global manager kan een nieuw project aanmaken. Lees hieronder meer over veranderingen van gebruikersrollen.

Vernieuwe projectlandingspagina

Dit is een nieuwe functionaliteit!

De landingspagina van een specifiek project is vernieuwd om gebruikers makkelijker te helpen bij het vinden van de actuele status van een project. Aan de rechterzijde is een algemeen overzicht te vinden van deze status, met daaronder alle notificaties van de gebruiker.

Daarnaast zijn er een aantal voorfilters toegevoegd aan het formulieroverzicht. Hiermee kun je direct naar het menu van formulieren navigeren met de ingestelde filter. De beschikbare weergaven zijn nu:

• Formulieren die zich momenteel in een status INPROGRESS bevinden;

• Formulieren die in de actuele status nog niet zijn toegewezen: deze wil je toewijzen, zodat het wordt opgepakt;

• Snelkoppeling naar alle formulieren.

Op deze manier hopen we het overzicht van leidinggevenden in een project te verbeteren. Hieronder zijn de verschillende klik-mogelijkheden uit de schermafbeelding toegelicht:

1. Zie direct de projectleden door de profielavatars

2. Snelkoppeling naar alle formulieren in een uitvoerende INPROGRESS

3. Snelkoppeling naar alle formulieren die in de actuele status nog niet zijn toegewezen

4. Snelkoppeling naar een overzicht van alle formulieren

5. De beheerknop van het project is vervangen door een knop om naar het menu van scripts te navigeren. Rechtsboven in de projectbanner via de 3 punten kan het scherm geopend worden om alle projectinformatie te wijzigen. Verder zijn het datamodel en explorer weggehaald uit het project.

Breadcrumbs voor primaire navigatie

Dit is een nieuwe functionaliteit!

Linksbovenin de pagina kun je nu eenvoudig zien hoe je naar een bepaalde pagina bent gekomen via de breadcrumb. Op deze manier kun je makkelijk teruggaan naar het vorige scherm door deze te selecteren in de breadcrumb. Om terug te keren naar de landingspagina van jullie KE-chain omgeving kun je nog steeds gebruikmaken van de knop Home. Deze knop bevindt zich linksbovenin, waar jullie eign logo wordt getoond.

Kleine aanpassing gebruikersrollen

Dit is een aangepaste functionaliteit!

Met de vernieuwde landingspagina en de veranderingen in locaties voor projectbibliotheken en -contexten zijn er ook wijzigingen doorgevoerd in gebruikersrollen. Binnen een project blijven de rollen onveranderd. Een leidinggevende in een project behoudt dezelfde rechten als voorheen.

Daarnaast is er een nieuwe rol toegevoegd: de manager. Deze rol heeft dezelfde rechten als een leidinggevende, maar kan ook het project klonen of verwijderen. De gebruiker die een project toevoegt, wordt automatisch ook de manager van dat project.

Voor het beheer van alle projecten is er nu een nieuwe rol: de global manager. Met deze rol kun je projecten toevoegen, projectbibliotheken beheren en -contexten beheren. Deze rol werd voorheen op de landingspagina aangeduid als leidinggevende.

Alle personen die voorheen leidinggevende waren op de landingspagina zijn automatisch gepromoveerd tot global manager.

Werken met catalogi → Projectbibliotheken

Dit is een aangepaste functionaliteit!

De navigatie naar catalogi, nu projectbibliotheken, is veranderd. Klik op je profielavatar rechtsbovenaan de pagina en selecteer Instellingen. Klik vervolgens op de knop Beheren aan de rechterkant (achter het dropdownmenu op de schermafbeelding) om de projectbibliotheken te openen. Deze pagina's zullen sterk lijken op de informatie hierboven met betrekking tot het werken met projecten.

Het blijft essentieel om alle collega's onderdeel te maken van de projectbibliotheken als ze sjablonen moeten beheren (leidinggevende in de betreffende projectbibliotheek) of sjablonen moeten importeren in projecten (lid van de betreffende projectbibliotheek).

De projectbibliotheken en instellingen zijn zichtbaar voor alle gebruikers, maar de zichtbaarheid van elke projectbibliotheek wordt bepaald door de verleende toegangsrechten.

We hebben automatisch alle catalogi met sjablonen overgezet naar de projectbibliotheken in jullie omgeving!

Diverse bugfixes en verbeteringen

We hebben verschillende kleine fouten opgelost en waardevolle verbeteringen doorgevoerd op basis van meldingen van onze gebruikers:

• Het aantal standaard scripts in een project is teruggebracht tot één script: "reports". Dit script kan door expertgebruikers worden gebruikt om te achterhalen waarom een mislukte rapportage niet is gegenereerd;

• De oude Meldingen module is volledig verwijderd;

• Het is nu weer mogelijk om tegelijkertijd met verschillende filters te filteren in het formulierenoverzicht.

We raden altijd aan om na een update de browser opnieuw op te starten en/of (mobiele) snelkoppelingen opnieuw in te stellen. Zorg er ook voor dat systeemupdates van jouw apparaat regelmatig worden uitgevoerd.

Voor meer tips en informatie over het optimaliseren van de installatie verwijzen we graag naar de volgende pagina: Hoe verwijder ik de browser Cache?

We blijven dankbaar voor jullie feedback en streven ernaar om de gebruikservaring continu te verbeteren. Bedankt voor jullie betrokkenheid!

Voor vragen omtrent alle updates of verzoeken, aarzel niet om contact met ons op te nemen via de Service desk.