Hoe maak ik een projectrapportage?
Nadat een project is ingericht, en de voorbereiders en uitvoerders aan de slag gaan om formulieren en bijbehorende taken in te vullen, kunnen project rapportages aangemaakt worden. Project rapportages zijn collecties van PDF documenten voor een selectie van Formulieren.
Naar artikel: Projectrapportages
Een rapportage kan gebruikt worden voor:
Het van te voren sturen van lege formulieren aan de opdrachtgever, om afspraken te maken over het opleveringsformaat
Het sturen van deel rapportages (onderdelen) voor tussentijdse betalingen en/of in-dienst stellingen.
In deze how-to leggen we stap voor stap uit hoe de projectrapportage opgesteld kan worden en wat alle instellingen betekenen
Instellingen van een projectrapportage
Als leidinggevende binnen uw project kunt u via het zijmenu klikken op rapportage. U ziet een overzicht met reeds aangemaakte rapportages. Voor een nieuwe rapportage klik op toevoegen. Er zijn enkele instellingen om een projectrapportage op te stellen:
Naam (optioneel): U kunt een naam geven aan de rapportage. Indien deze leeg blijft dan is de standaardnaam
Rapportage <<datum>>(bijvoorbeeld: “Rapportage 2023-05-16”)Selecteer formulier (optioneel): Maak handmatig een selectie van formulieren binnen het project. Dit is handig als u exact weet welke formulieren u wilt rapporteren. In de praktijk is het handiger om automatisch te rapporteren op basis van context, zie de volgende instelling:
Selecteer context (optioneel): Selecteer enkele contexten om vervolgens automatisch alle formulieren te rapporteren met deze context. Indien er meerdere contexten worden geselecteerd is de logica als volgt:
Contexten binnen dezelfde contextgroep gelden als een OF-filter
Contexten van verschillende contextgroepen gelden als een EN-filter
Selecteer melding (optioneel) VERVALLEN : Indien u meldingen gebruikt binnen een project kun u individuele meldingen selecteren om te rapporteren.
Filter op status: Rapporteer enkel een specifieke status.
Filter op actieve status: Rapporteer enkel de actieve status voor een formulier (bijvoorbeeld AFGEROND ). In combinatie met de vorige instelling kan dit resulteren in automische rapportage van bijvoorbeeld alle afgeronde formulieren binnen een bepaald werpakket of discipline, afhankelijk van de geselecteerde context(en).
Groepering op status: Kies of de status opgenomen wordt in het hoofdniveau van de rapportage folderstructuur
Structuur rapportage: Kies één van de opties ‘Per formulier’, ‘Per sjabloon’ of ‘Per context’. Dit bepaald hoe de mappenstructuur van de zip rapportage eruitziet op het hoogste niveau. Indien ‘Per context’ geselecteerd wordt, dan moet u de contexten folder structuur aangeven.
Contexten folderstructuur: Op basis van de volgorde wordt een folderstructuur gemaakt. De cijfer volgorde geeft de automatisch te generen diepte aan. Discpline is de eerste folder, Extern id de diepste folder. We adviseren om slechts twee contextgroepen te selecteren om op te groeperen.
Invoegen bijlages: Kies hoe bijlages worden opgeslagen in de rapportage. De opties zijn:
Geen bijlages: Er worden geen bijlages opgenomen in de pdf. Enkel thumbnails, of bijlagen in een bijlagewidget worden ingevoegd in de pdf.
Enkel in PDF: Bijlagen worden in de appendix van een pdf per formulier toegevoegd. Bijlagen bevatten een hyperlink naar de afbeelding in de appendix binnen de pdf.
Enkel in ZIP: Er wordt automatisch een map aangemaakt binnen de zip map waar ALLE bijlagen in worden gezet (foto’s, pdfs, overige bestanden).
Zowel in PDF als ZIP: Combinatie van voorgaande twee opties.
Pagina orientatie PDF: De opties zijn ‘Staand’ en ‘Liggend’. Kies welke orientatie gebruikt wordt voor de rapporten
Print QR-codes: Kies of de PDF een QR-code naar de originele KE-chain pagina invoegt