Nadat een project is ingericht, en de voorbereiders en uitvoerders aan de slag gaan om formulieren en bijbehorende taken in te vullen, kunnen project rapportages aangemaakt worden. Project rapportages zijn collecties van PDF documenten voor een selectie van Formulieren. Een rapportage kan gebruikt worden voor:

  • Het van te voren sturen van lege formulieren aan de opdrachtgever, om afspraken te maken over het opleveringsformaat
  • Het sturen van deel rapportages (onderdelen) voor tussentijdse betalingen en/of in-dienst stellingen.

Navigeer naar project rapportages

Binnen een project: navigeer via het zij-menu naar Rapportage.

Toevoegen rapportage

Ga naar rapportage toevoegen

Via het rapportage overzicht, navigeer naar Toevoegen.


Maak een rapport

Hier worden de stappen uitgelegd om een rapportage van de formulieren te maken. In het kort:

  1. Geef het (optioneel) rapport een unieke naam.
  2. Selecteer de gewenste formulieren die in het rapport moeten.
  3. Selecteer de gewenste fasen
  4. Selecteer de gewenste opties
  5. Maak het rapport aan

 Klik binnen KE-chain rechts van Toevoegen rapportage om een paneel uit te klappen met de instructies, zie de groene pijl in de afbeelding hierboven.


Selectie van de formulieren

De makkelijkste manier om formulieren te kiezen voor het rapport is via de Selecteer formulier optie. Daarnaast is het mogelijk om een volledige dwarsdoorsnede van het project te maken door selectie van disciplinesjabloon, onderdeel en/of object. Zodra u 1 van deze opties gebruikt, zal elk formulier dat gerelateerd is aan de selectie, meegenomen worden. Bijvoorbeeld; u kunt alle formulieren die gebaseerd zijn op één sjabloon rapporteren door simpelweg dat sjabloon te vinden onder Selecteer sjabloon.


Geen selectie

Als er niets wordt geselecteerd, wordt het gehele project opgeleverd. Let op, dit kan lang duren als het project zeer groot is en wordt daardoor niet aangeraden.

Selectie van de fase

Elk formulier bestaat uit verschillende fasen. Om te voorkomen dat elke pagina van het formulier in het rapport komt, kan een fase geselecteerd worden. Als voorbeeld is de fase Uitvoeren in de afbeelding geselecteerd.

Door het selecteren van de juiste fase zal van elke formulier alleen deze fase worden geëxporteerd naar PDF. Het is ook mogelijk om meerdere fasen te selecteren: dan komen de PDF bestanden van 1 formulier samen in één map.

Soms komen de fasen tussen sjablonen niet overeen: het ene sjabloon gebruikt "controleren" terwijl de ander "opleveren" gebruikt. Selecteer dan beide fasen, de juiste pagina's worden dan alsnog uit de formulieren gepakt.


Perfecte PDF

Om een perfecte rapportage te generen van elk formulier, kunt u een fase Rapportage aan de sjablonen toevoegen. Deze pagina kan dan naar wens worden ingericht voor de PDF zonder de rest van het sjabloon te veranderen.

Ga voor het toevoegen van extra fasen naar uw Home omgeving, navigeer naar Beheer en klik op Fasen. Hier kunt u nieuwe fasen toevoegen die in elk catalogus of project kan worden gebruikt.

Opties

De rapportage kan worden aangepast met de volgende opties.

  • Status taken: exporteer alle taken of alleen de taken die volledig klaar zijn (100% voltooid of handmatig op "compleet" gezet).
  • Selecteer de structuur van de rapportage met een van de onderstaande opties. Dit past de structuur van het zip-bestand aan, niet de inhoud van uw formulieren.

    1. Boomstructuur taakverdeling: Een gelaagde mappenstructuur die de boom van de taakverdeling behoudt
    2. Per formulier: Een simpele lijst van alle formulieren
    3. Per sjabloon: Een lijst van mappen per sjabloon, met daarin de formulieren
    4. Per onderdeel: Een lijst van mappen per onderdeel, met daarin de formulieren
    5. Per object: Een lijst van mappen per object, met daarin de formulieren
  • Kies wat er moet gebeuren met eventuele bijlages van de formulieren:
    1. Zonder bijlages: Alle bijlages worden genegeerd
    2. Alleen in PDF bestanden: Voegt de bijlage toe aan de PDF, zolang een bijlage in een PDF bestand kan worden weergegeven
    3. Alleen in zip map: Bijlages worden in het zip bestand gezet, maar niet in de PDF bijgevoegd
    4. Zowel in PDF en zip: Bijlages worden zowel in het zip bestand bijgevoegd en in de PDF bestanden weergeven


Delen van het rapport

Vanwege de grootte van de bijlages wordt het delen van rapportages met de bijlage opties Alleen in zip map en Zowel in PDF en zip op dit moment niet ondersteund. Om zulke rapportages toch te versturen kan het zip-bestand handmatig worden gedownload en verstuurd.

Aanmaken het rapport

Uiteindelijk wordt het rapport gegenereerd via de knop Toevoegen. Keer na het aanmaken van de rapportage terug naar het overzicht via de knop Terug.

Zie de aangemaakte rapportage in het overzicht.

Delen rapportage

Rapportages kunnen direct vanuit KE-chain worden doorgestuurd naar externe partijen. Volg de onderstaande stappen om een rapport te delen.

Ga naar delen

Klik op de knop Delen in het overzicht van de rapportages. 


Selecteer rapport en geef ontvanger aan

Ten eerste zal het rapport voor het delen worden geselecteerd. Het is ook mogelijk om meerdere rapportages tegelijkertijd te selecteren. Geef daarna het email adres van de ontvanger aan. Dit moet een correct en bestaand adres zijn. Ten slotte is het mogelijk een kort bericht mee te geven als toelichting op de bijlage.

Delen van het rapport

Vanwege de grootte van de bijlages wordt het delen van rapportages met de bijlage opties Alleen in zip map en Zowel in PDF en zip op dit moment niet ondersteund. Om zulke rapportages toch te versturen kan het zip-bestand handmatig worden gedownload en verstuurd.

Klik op Delen om het rapport automatisch te versturen en op Terug om naar het overzicht van de rapportages terug te keren.