Afbeeldingen, PDF, Excel of zelfs data bestanden: Door het bijlageveld te gebruiken kan je elk type bestand naar een formulier in KE-chain uploaden.

Deze pagina legt uit hoe dat allemaal werkt. Klik op één van de onderwerpen om verder te lezen.

Het bijlageveld

Het bijlageveld heeft een naambeschrijving, een type en de verplicht instelling, net zoals alle andere velden binnen KE-chain. Daarnaast zijn er enkele instellingen die uniek zijn voor bijlagen:

Standaardwaarde

Een bestand dat hier word ingevuld in het data model zal standaard worden ingevuld in elk formulier. Elk bestand is een losse kopie van hetzelfde bestand, dus deze optie wordt zelden gebruikt: wij adviseren om deze instelling leeg te laten om data te minimaliseren.

Bestandsextensie

Selecteer hier een formaat van de bestanden die in dit velden horen. Kies uit de volgende opties:

  • PDF: voor het formaat .pdf

  • Microsoft Excel: voor het formaat .xls of .xlsx
  • Microsoft Word: voor het formaat .doc of .docx
  • Beeld: voor formaten zoals .png en .jpg
  • Video: voor formaten zoals .mp4 en .ogg
  • 3D-model: voor formaten zoals .iges en .stl
  • Aangepast: vul zelf een formaat in

Kan alsnog een ander type bestand geplaatst worden?

De bestandsextensie is een visuele instructie dat het formaat niet klopt, maar het blijft altijd mogelijk om een ander bestand in het bijlageveld te plaatsen. Deze vrijheid voorkomt onverwachte problemen als het belangrijk is om door te kunnen werken!

Indien er bijvoorbeeld een afbeelding in een Microsoft Word veld wordt geplaatst verschijnt wel een waarschuwing. De gebruiker mag beslissen wat hier mee gedaan moet worden.


Max grootte

De maximale bestandsgrootte van het bestand dat mag worden ingevuld. Dit is een goed idee als er vele kleine bestanden in een formulier komen, zoals foto's.

Wat is MB?

Dit staat voor megabyte, de eenheid waarmee een computer de grootte van een bestand telt. Het komt overeen met 1000 KB (kilobyte).



Toevoegen in een formulier

Bijlagen worden opgeslagen door middel van een bijlage veld. Net als tekst en getallen zijn bijlagen eigenschappen van een onderdeel in het data model. Afhankelijk van de widget is de werkwijze om een bijlageveld te gebruiken iets anders.

Formulier en Tabel widgets

In zowel de formulier widget en de (gepagineerde) tabel widget kunnen bijlageveld eigenschappen aangemaakt worden en geselecteerd worden. Dit komt omdat deze widgets direct gebruik maken van het data model om de eigenschappen te selecteren.

Thumbnails in tabellen

Klik om open te klappen...

Tabel widgets met bijlageveld kolom hebben een extra optie, het weergeven van een thumbnail van de afbeelding. Dit staat standaard uit, waardoor bijlagen compact via een link worden weergeven:

Ga naar de configuratie van de widget en klik onder "Styling" op "Toon thumbnails":

Sla de widget daarna opnieuw op. De bijlage kolom zal nu kleine afbeeldingen laten zien als de bijlage een afbeelding is:



Bijlage viewer en Handtekening widget

Om een bijlageveld weer te geven binnen een formulier kan het veld alleen geselecteerd worden maar niet worden aangemaakt. Dit komt omdat er in dit type widgets precies 1 bijlage weergegeven kan worden die daarom in de explorer moet worden geselecteerd.


Hoe maak ik toch een bijlageveld aan?

Er zijn twee manieren om voor de bijlage viewer en de handtekening widget een bijlageveld te maken:

  • In het data model van de catalogus of project, te vinden via de zijbalk: ga naar Beheer > Data model en zoek de locatie waar het veld moet worden toegevoegd.
  • Tijdens het maken van andere widgets: als er op het formulier andere widgets worden gebruikt kan tegelijkertijd met het bouwen van hun data model ook een bijlageveld worden toegevoegd.


Tegel widget

Dit is een widget die een link naar andere webpagina's verpakt met een titel, beschrijving en optioneel een afbeelding. De werkwijze is vergelijkbaar met de bijlage viewer widget:

Configureren, ga naar "Styling"In "Styling" opties, klik op "Geef afbeelding"Selecteer een bijlageveld



Werken met bijlagen

De bijlagen op een formulier kunnen op de volgende manier worden gebruikt:

Uploaden van de bijlage

Een bijlageveld heeft een upload symbool met de tekst "Geen waarde" zolang hij leeg is. Door daar op te klikken opent een dialoog om iets te uploaden, afhankelijk van welk apparaat gebruikt wordt. Voor mobiele apparaten kan je kiezen tussen een foto maken of een bestand zoeken. Dit laatste is de standaard optie als op een PC gewerkt wordt.

Zodra er een foto of bestand is gekozen wordt deze automatisch naar KE-chain verstuurt. Een laadbalk onderin het scherm laat de voortgang zien.

Slechte mobiele connectie

Indien er bijlagen uploaden over een haperende mobile connectie zal KE-chain het bestand lokaal (op het mobiele apparaat) bewaren en het later opnieuw proberen.


Bijlage in een bijlageveld

Zodra een bijlageveld een afbeelding bevat kan deze worden gedownload, bekeken en verwijderd worden met de nieuwe knoppen.

Voor een bijlageveld in een formulier of tabel widget ziet dat er zo uit:

Voor een bijlage viewer widget ziet dat er zo uit:


Aantekeningen maken op een afbeelding

Zodra het bijlageveld aanpasbaar is kan de afbeelding bewerkt worden. Klik daarvoor eerst op het middelste symbool om de afbeelding in een volledig scherm te openen.

Klik op het penseel rechtsboven om te tekenenGebruik de onderstaande knoppen en sla de afbeelding opDe aantekening zijn opgeslagen in het formulier

bron afbeelding: https://www.flickr.com/photos/peretzpup/2246373665


Exporteren van bijlagen

Bijlagen kunnen op verschillende manier toegevoegd worden aan een digitale rapportage.

Exporteren in een PDF

Elke KE-chain pagina kan naar een PDF worden omgezet. Bijlagen die niet gevisualiseerd worden met een bijlage viewer widget zijn niet zichtbaar in de PDF.

Het is mogelijk om de visualisatie toch aan de PDF toe te voegen: de bijlagen zullen aan het einde van de PDF worden ingevoegd als appendix.

Volg de volgende stappen om een PDF met bijlagen te downloaden:

Ga naar het menu van de taak en selecteer "Downloaden PDF"

Ga naar de "bijlagen" optiesSelecteer de gewenste optie


Alleen afbeeldingen en andere PDF bestanden kunnen opgenomen worden in een PDF.

Waarom zie ik "Geen voorbeeld beschikbaar" ?

Als afbeeldingen en andere bijlagen worden toegevoegd aan een PDF, kan de bestandsgrootte van de PDF zeer groot worden: dit is direct afhankelijk van de bijlagen op de pagina. Zulke grote PDF bestanden duren lang om te maken.

Om te voorkomen dat het aanmaken van de PDF te lang duurt zal het bestand altijd "achter de schermen" gebouwd worden. KE-chain zal je daarna een email sturen om de PDF te kunnen downloaden. Het email adres dat gebruikt wordt is in te stellen op je profielpagina.


Rapporteren binnen KE-chain

Binnen de KE-chain kan een rapportage gemaakt worden waarin vele formulieren tegelijkertijd omgezet worden naar PDF bestanden. De bestanden worden daarna in een zip-bestand geplaatst als opleveringsdocument.

Hier wordt dezelfde functionaliteit als de Downloaden PDF knop op elke KE-chain pagina gebruikt, maar dan voor meerdere pagina's tegelijkertijd. Samen met het maken van een zip levert dit de volgende opties op:

  • Zonder bijlagen: Alle bijlagen worden genegeerd
  • Alleen in PDF bestanden: Voegt de bijlage toe aan de PDF, zolang een bijlage in een PDF bestand kan worden weergegeven
  • Alleen in zip map: bijlagen worden in het zip bestand gezet, maar niet in de PDF bijgevoegd
  • Zowel in PDF en zip: bijlagen worden zowel in het zip bestand bijgevoegd en in de PDF bestanden weergeven

Deze opties kunnen tijdens het Toevoegen rapportage van de app gebruikt worden: