Maken van project rapportages

Project rapportages zijn collecties van PDF documenten voor een selectie van formulieren. Navigeer via het zij-menu naar Rapportage.

Het aanmaken van een rapportage is verschillend voor de nieuwe formulieren en de oude formulieren. Op deze pagina wordt uitgelegd hoe je een formulier vindt voor de twee type formulieren. Gebruik deze links:

• Nieuwe formulieren

• Oude formulieren

Toevoegen rapportage

Via het rapportage overzicht, klik op toevoegen.

Bij het toevoegen van een rapportage kun je optioneel een naam opgeven. Vervolgens (1) selecteer specifieke formluieren of filter op formulieren op basis van contexten. Geef aan of binnen de gefilterde formulieren alle statussen geexporteerd worden, of slechts open (to-do), in uitvoering (in-progress) of afgeronde formulieren (done). Enkel formuieren met een actieve status zoals opgegeven worden geexporteerd. Na het filteren op formulieren kan de opmaak (2) van de geconfigureerd worden. Klik op de symbolen voor uitleg. De opmaak blijft hetzelfde in de volgende rapportages, tenzijn de gebruiker weer een wijziging aanbrengt. Tot slot, klik op toevoegen (3) om de rapportage aan te maken.

Toevoegen rapportage met oude formulieren

Via het rapportage overzicht, klik op toevoegen.

Hier worden de stappen uitgelegd om een rapportage van de formulieren te maken. In het kort:

1. Geef het (optioneel) rapport een unieke naam.

2. Selecteer de gewenste formulieren die in het rapport moeten.

3. Selecteer de gewenste fasen

4. Selecteer de gewenste opties

5. Maak het rapport aan

Selectie van de formulieren

De makkelijkste manier om formulieren te kiezen voor het rapport is via de Selecteer formulier optie. Daarnaast is het mogelijk om een volledige dwarsdoorsnede van het project te maken door selectie van discipline, sjabloon, onderdeel en/of object. Zodra u 1 van deze opties gebruikt, zal elk formulier dat gerelateerd is aan de selectie, meegenomen worden. Bijvoorbeeld; u kunt alle formulieren die gebaseerd zijn op één sjabloon rapporteren door simpelweg dat sjabloon te vinden onder Selecteer sjabloon.

Selectie van de fase

Elk formulier bestaat uit verschillende fasen. Om te voorkomen dat elke pagina van het formulier in het rapport komt, kan een fase geselecteerd worden. Als voorbeeld is de fase Uitvoeren in de afbeelding geselecteerd.

Door het selecteren van de juiste fase zal van elke formulier alleen deze fase worden geëxporteerd naar PDF. Het is ook mogelijk om meerdere fasen te selecteren: dan komen de PDF bestanden van 1 formulier samen in één map.

Soms komen de fasen tussen sjablonen niet overeen: het ene sjabloon gebruikt "controleren" terwijl de ander "opleveren" gebruikt. Selecteer dan beide fasen, de juiste pagina's worden dan alsnog uit de formulieren gepakt.

Opties

De rapportage kan worden aangepast met de volgende opties.

• Status taken: exporteer alle taken of alleen de taken die volledig klaar zijn (100% voltooid of handmatig op "compleet" gezet).

• Selecteer de structuur van de rapportage met een van de onderstaande opties. Dit past de structuur van het zip-bestand aan, niet de inhoud van uw formulieren.

  1. Boomstructuur taakverdeling: Een gelaagde mappenstructuur die de boom van de taakverdeling behoudt

  2. Per formulier: Een simpele lijst van alle formulieren

  3. Per sjabloon: Een lijst van mappen per sjabloon, met daarin de formulieren

  4. Per onderdeel: Een lijst van mappen per onderdeel, met daarin de formulieren

  5. Per object: Een lijst van mappen per object, met daarin de formulieren

• Kies wat er moet gebeuren met eventuele bijlages van de formulieren:

  1. Zonder bijlages: Alle bijlages worden genegeerd

  2. Alleen in PDF bestanden: Voegt de bijlage toe aan de PDF, zolang een bijlage in een PDF bestand kan worden weergegeven

  3. Alleen in zip map: Bijlages worden in het zip bestand gezet, maar niet in de PDF bijgevoegd

  4. Zowel in PDF en zip: Bijlages worden zowel in het zip bestand bijgevoegd en in de PDF bestanden weergeven

Aanmaken het rapport

Uiteindelijk wordt het rapport gegenereerd via de knop Toevoegen. Keer na het aanmaken van de rapportage terug naar het overzicht via de knop Terug.

Zie de aangemaakte rapportage in het overzicht.

Delen rapportage

Rapportages kunnen direct vanuit KE-chain worden doorgestuurd naar externe partijen. Volg de onderstaande stappen om een rapport te delen.

Klik op de knop Delen in het overzicht van de rapportages. 

Ten eerste zal het rapport voor het delen worden geselecteerd. Het is ook mogelijk om meerdere rapportages tegelijkertijd te selecteren. Geef daarna het email adres van de ontvanger aan. Dit moet een correct en bestaand adres zijn. Ten slotte is het mogelijk een kort bericht mee te geven als toelichting op de bijlage.

Klik op Delen om het rapport automatisch te versturen en op Terug om naar het overzicht van de rapportages terug te keren.