Inrichten projectstructuur

Het inrichten van een project is verschillend voor de nieuwe formulieren en de oude formulieren. Op deze pagina wordt uitgelegd hoe je een project inricht voor de twee type formulieren. Gebruik deze links:

• Nieuwe formulieren

• Oude formulieren

---

Sjablonen inrichten

De basis van de projectstructuur wordt gedaan door de mogelijke formulieren in het project beschikbaar te maken door de sjablonen in het project beschikbaar te hebben. De sjablonen kan je in het project aanmaken of importeren vanuit een catalogus of ander project. Meer informatie over het werken met sjablonen vind je hier.

Als je sjablonen hebt aangemaakt in je project kan je op basis daarvan formulieren aanmaken.

Contexten inrichten

De projectstructuur van de formulieren wordt aangebracht met contexten. Deze contexten kan je zelf volledig bepalen. Het werken met contexten wordt hier verder uitgelegd.

Als je contexten hebt aangemaakt in je project kan je op basis daarvan formulieren structureren.

Projectteam toevoegen

Het project team werkt met de formulieren. De teamleden moeten toegevoegd zijn in het project voordat je formulieren kan toekennen aan deze gebruikers. Het team kan je inrichten onder het beheer van het project.

Als je gebruikers aan het team hebt toegevoegd kan je op basis daarvan formulieren toekennen.

Formulieren aanmaken

Voor het aanmaken van formulieren dienen de sjablonen in het project beschikbaar te zijn. De contexten en gebruikers zijn optioneel en kunnen ook later toegevoegd en aangepast worden. Het toevoegen van formulieren wordt hier uitgelegd.

---

Oude formulieren

De projectstructuur wordt aangebracht met Onderdelen, Objecten en Sjablonen. Dit wordt per discipline gedaan. Op basis daarvan kunnen formulieren worden aangemaakt en gebruikers worden toegekent. Door middel van de volgende stappen kan je als voorbereider beginnen aan de inrichting van een discipline binnen project.

Inrichting van een discipline

Binnen een project ga via het zijmenu naar Inrichting.

Een project kan uit meer dan één discipline bestaan. Daarom dient bij het landen op de Inrichting pagina eerst genavigeerd te worden naar de gewenste disipline. 

In de inrichting pagina, vind je gelijk een overzicht van alle aangemaakte formulieren in het project, ongeacht de discipline. Door middel van het filter paneel in het Formulieren overzicht, kan direct gezocht worden naar specifieke formulieren.

Onderdelen en objecten inrichten

De projectstructuur wordt aangebracht met Onderdelen en Objecten:

• Een onderdeel beschrijft een collectie aan werk, voor een bepaalde (deel) oplevering. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn op een reeks aan weekend opdrachten voor een enkel project: Elk onderdeel beschrijft dan een weekend. Op deze manier kan je na het compleet invullen van alle formulieren voor een onderdeel direct doorgaan met het Maken van project rapportages.

• Een object is een specifiek kunstwerk en/of locatie waar werk aan gedaan moet worden.

De objecten en onderdelen zijn twee verplichte contexten van elk formulier. Het aanmaken van contexten wordt hier verder uitgelegd.

Inrichten van sjablonen

Sjablonen zijn lege template formulieren welke gebruikt gaan worden voor het aanmaken van Formulieren binnen het project. Sjablonen dienen per project en per discipline gemaakt of geïmporteerd te worden vanuit de catalogus. 

Importeren van sjablonen

Voor het importeren van sjablonen, navigeer via de navigatie balk naar sjablonen. Op deze pagina zie je een overzicht van alle sjablonen welke zijn geïmporteerd voor de inrichting van jouw discipline. Boven het sjablonen overzicht vind je verschillende beschikbare functies: Het importeren, wijzigen en verwijderen van sjablonen. In dit geval navigeren we naar Importeren.

Via de knop Importeren krijg je een dialoog te zien om een sjablonen te selecteren uit de catalogus. Via het pen symbool, kunnen 1 of meerdere sjablonen tegelijk geselecteerd worden vanuit de catalogus. Na selectie moet het importeren bevestigd worden met de groene knop Importeren. 

Na het uitvoeren van de functie, kan de gebruik Terug navigeren, om het Sjabloon in het sjablonen overzicht te zien.

Nu het nieuwe sjabloon is geïmporteerd kan nu binnen de discipline gebruikt worden om Formulieren voor aan te maken! Herhaal dit tot alle benodigde sjablonen geïmporteerd zijn.

Aanmaken van formulieren

Nadat er Onderdelen en Objecten zijn aangemaakt en Sjablonen geïmporteerd zijn kunnen formulieren aangemaakt worden: Navigeer via de navigatiebalk naar Formulieren. Op deze pagina is een Formulieren overzicht te zien, met boven het overzicht de volgende functies: Toevoegen, Importeren, Wijzigen en Verwijderen van formulieren. Voor nu klikken we op Toevoegen.

Op de volgende pagina: Toevoegen formulier kan de voorbereider:

1. Bestaande onderdelen en objecten selecteren

2. Nieuwe onderdelen en objecten aanmaken als deze nog niet beschikbaar zijn.

Volg de volgende stappen om een onderdeel te selecteren:

Volg de volgende stappen om een Object te selecteren

Volg de volgende stappen om een sjabloon te selecteren:

Tot slot, bevestig de selectie met de knop Toevoegen. Na het uitvoeren van de functie, kan de gebruik Terug navigeren, om het Formulier in het formulieren overzicht te zien.

Nu het nieuwe formulier is nu aangemaakt! Herhaal dit tot alle formulieren in scope aangemaakt zijn.

Toewijzen gebruikers

Nadat het project is voorbereid met formulieren is het zaak om gebruikers (zie Rollen en type gebruikers) toe te wijzen aan Taken: Formulieren toewijzen aan gebruikers.