Het aanmaken van workflows van een project is verschillend voor de nieuwe formulieren en de oude formulieren. Op deze pagina wordt uitgelegd hoe je een workflow aanmaakt voor de twee type formulieren. Gebruik deze links:

Aanmaken van een workflow

Een workflow is nodig voordat je een sjabloon kan maken

Elk formulier is gebaseerd op een workflow. Deze workflow is nodig voordat je een sjabloon kan maken. Voor het beheren van workflows ga naar workflows in het zij-menu.

Een workflow kan je een keer maken en dan hergebruiken voor meerdere sjablonen.

Standaard zijn er al een aantal workflows beschikbaar in de catalogus. Deze standaard workflows kan je in het project aanmaken via toevoegen uit catalogus. Deze workflow kan je dan direct gebruiken of bijvoorbeeld nog aanpassen.

Een nieuwe workflow kan je aanmaken gaat in een aantal stappen

1. Voeg een nieuwe workflow toe via nieuw toevoegen. Geef de workflow een naam en een lege workflow wordt toegevoegd.

2. Daarna klik je op de nieuwe workflow om deze te bewerken. Je komt dan in het workflow bewerkingsscherm.

3. Voeg een status toe voor elke stap in de workflow.

  • Je kan direct een al aangemaakte status kiezen

  • Of voert de naam van de nieuwe status in. Dan kan je kiezen uit de drie status groepen.

    1. todo

    2. in progress

    3. done

4. Voeg de overgangen toe tussen de fasen. Met de overgangen kan je bepalen hoe het formulier doorgegeven kan worden tussen de statussen. Je kan kiezen tussen GLOBAAL dan kan je naar alle statussen en GERICHT dan kan je specifiek aangeven wat de volgende status is.

5. Voeg de initiële overgang toe om ervoor te zorgen dat de eerste stap in de workflow bekend is. Dat doe je door een overgang toe te voegen met overgangstype INITIEEL.

6. Zet de workflow op actief aan de rechterkant in het worfklow overzicht.

Oude formulieren

In de oude formulieren worden de fasen gebruikt om de workflow te bepalen

Een fase heeft de volgende voordelen:

  • Fasen splitsen een formulier in meerdere taken: Elke taak kan aan een andere gebruiker toegewezen worden (zie: Toewijzen van taken) en kunnen een andere opleveringsdatum hebben. Dit maakt een precieze planning mogelijk.

  • Door het opsplitsen van een formulier in losse fasen, kunnen de toegangsrechten van informatie verschillen: informatie kan ingevuld worden door voorbereider A, om vervolgens slechts leesbaar te zijn voor uitvoerder B.

  • De fasen brengen structuur in de taakverdeling. Hierdoor word bijvoorbeeld voortgang uitgerekend voor alle onderliggende formulieren voor slechts de fase voorbereiden, of uitvoeren.

Met de volgende stappen wordt uitgelegd hoe een fase toegevoegd kan worden.

Fasen beheren

Fasen worden beheerd vanuit de home omgeving. Via de Beheer pagina, navigeer naar Fasen.

Binnen de fasen pagina, vind je een overzicht van alle aangemaakte fasen. Wil je een nieuwe fase toevoegen, klik dan op toevoegen.

Voor het toevoegen van een fase, moet een naam ingevoerd worden en een gewenste volgorde. Nadat de invoer compleet is dient de beheerder te bevestigen door op het script Toevoegen te klikken. Nadat de fase is toegevoegd kan teruggekeerd worden naar het fasen overzicht.

Volgorde van fasen update automatisch in projecten

Wanneer een fase tussen twee bestaande fasen ingevoerd word, zet dit zich automatisch voort in de inrichting van bestaande Projecten en, Elke keer een voorbereider bezig is met Formulieren aanmaken en wijzigen, word de volgorde van de fasen gecontroleerd om waar nodig de taakverdeling binnen een geheel project te updaten.

In het fasen overzicht staat nu de nieuwe fase.

Fasen kunnen gebruikt worden in het aanmaken van een sjabloon.

Aan het begin van het Werken met catalogi is het verstandig goed naar de eigen formulieren en werkwijze te kijken. Bij het opbouwen van sjablonen is het makkelijker om te beginnen met teveel fasen, dan dat er later fasen toegevoegd moeten worden.